לבד בעבודה. כיצד לשתף פעולה מרחוק עם לקוחות ועמיתים?

הצהרת אחריות: תיארתי את מחשבותיי על עבודה פרודוקטיבית בפוסט הקודם: כיצד לעבוד בצורה יעילה בצוות מרוחק? התראת ספוילר: אני עדיין מחפש תשובה. במאמר זה, אני מתמקד בכלים ופתרונות קונקרטיים שאני משתמש בעבודתי כמעצב UX. זכור כי העצה הבאה עשויה להיות לא מספקת במצבך.

המטרה: אושר אישי

איך להיות מאושר? זה נשמע יותר כמו שאלה פילוסופית. אני מניח שהאושר עוסק במושגים כמו אהבה, כבוד, בריאות, הרפיה וכסף. אז מבחינת העבודה, אתמקד במקסום החלק של הכסף, אך לא על חשבון גורמי אושר אחרים. לדוגמה, לא אחליט על משכורת גבוהה יותר, אם אצטרך לעשות משהו משפיל.

למזלי, אני מרוצה ממצב העבודה הנוכחי שלי, ולכל הפחות, אני רוצה לשמור עליו. זה מרמז שהמעביד שלי צריך להסתפק בעבודתי. הוא כשאני מייצר הכנסה לחברה. וזה קורה רק כאשר הלקוחות שלנו מעריכים את העבודה שלי באופן חיובי. ברמה התפעולית, אני צריך למקסם את שביעות רצון הלקוחות.

אני יכול לעשות זאת על ידי:

  1. לספק עבודה איכותית בזמן,
  2. להבטיח ללקוח, הוא יכול לסמוך עלי (כלומר, אני זמין)

הנקודה הראשונה מכה כמובנת מאליה. השנייה נעשית מסובכת יותר מכיוון שהיא קשורה למראה שאני שם בשבילך.

מאפיין עבודה

כמעצב UX אני:

  • ממשקי אפליקציות לעיצוב,
  • זרימת משתמש בעיצוב,
  • לנתח נתוני מחקר,
  • לערוך לימודי משתמשים,
  • להציג את עבודתי ולנהל משוב.

המאפיין שלי

  • אני מופנם. שיחה עם אנשים אחרים מבאסת את האנרגיה שלי. זה אומר שבאופן טבעי הייתי נוטה להימנע מרוב צורות התקשורת הישירה. כמובן, לפעמים זה בלתי נמנע, כמו במקרה של הצגת העבודה שלי.
  • אני מבין איך עסקים פועלים. הקמתי את העסק הראשון שלי בגיל 21 (לפני שתים עשרה שנים). סיימתי אוניברסיטה כלכלית. זו הסיבה שלעיתים אני מבצע ניתוח עסקי ולא צריך תואר ראשון כדי להסביר לי את התהליך.
  • אני עובד כצוות UX של אחד. בדרך כלל, אני המעצב היחיד בפרויקט, ולכן פיתחתי מגוון כישורים: wireframing, עיצוב ממשק משתמש (UI), מחקר UX (בעיקר IDIs, ניתוח אתרים ומחקר שולחני). לפעמים אני אפילו יוצר אתרים שלמים מהתחלה (הודות לגישה ללא קוד של זרימת Web). זה אומר שאני משתף פעולה עם בעלי עניין, מפתחים, אנליסטים עסקיים ומנהלי פרויקטים.
  • אני מארגן לעצמי את העבודה שלי. אני לא אוהב את הבלגן אלא אם כן זה היצירתי. ניתן לעקוב בקלות אחר ההערות, הקבצים והמשוב שלי.
  • אני שונא לבזבז זמן ושטויות אחרות. פגישות ללא פירות מרגישות לי עינויים. זו הסיבה שאני מתנגד למעקב אחר כל טקס זריז בעיוורון, כאילו היה רשימת ביקורת מקודשת. האם עלינו להשתתף בסטנד אפ של חצי שעה בכל יום? אני גם זלזול בחוסר החלטיות ובאינרציה בארגון.

כללים לשיתוף פעולה יעיל

פחות תקשורת והתמקדות בעבודה

  • אני מקצה שלוש נקודות זמן כשאני עונה על כל ההודעות המוניות (בתחילת הדרך, באמצע ובסוף יום עבודה). בכוונה אני לא מקצה שעות קפדניות מכיוון שאני מעריך גמישות.
  • אני מבקר בגלוי ישיבות ללא אג'נדה או מטרה ברורה. אחרי כל שיחת ועידה בה למדתי, אני דורש תזכיר כתוב. להיות כזה כאב בתחת יש לו את ההטבה - אנשים מזמינים אותי רק אם נחוץ לי.
  • אני מסנן את תיבת הדואר הנכנס שלי על ידי הזנחת תקשורת שאינה נוגעת לי ישירות.
  • אני לא נותן לאף אחד את מספר הטלפון שלי אלא אם כן זה הממונה עלי או בעל מפתח מפתח (נציג לקוח האחראי על הצד הכספי של פרויקט, למשל, מנכ"ל או בעל מוצר).
  • אני מסרב לקחת מטלות צד. כשאני נמצא בפרויקט, אני מתמקד רק בזה. אם מערך המיומנויות שלי חיוני לפרויקט נוסף בעל הכנסה גבוהה, אני קורא לממונים עלי לסדר מחדש את לוח הזמנים שלי. זמן של 60% לפרויקט א ', ועוד זמן של 40% לפרויקט ב'. בסדר מבחינתי, אבל בוא נהפוך את זה לרשמי. היוצא מן הכלל היחיד שעשיתי, הם פרויקטים שהשתתפתי לאחרונה ורק אם המעורבות שלי לא תעלה על שעה בשבוע. מכיוון שאני יודע את פרטי הפרויקט, אוכל לבצע את העבודה בצורה מהירה ביותר.

מדוע זה טוב לשיתוף פעולה?

בזכות פרקטיקות אלה אני חוסך זמן ויכול להשקיע יותר מכך במתן עבודה איכותית (וזה מה שחשוב, לא לשמש כקו עזרה).

פתוח לעזור לחברי הצוות ולעובדי לעבודה

זה אולי נראה מנוגד לכלל לעיל. עם זאת, זו רק תוספת טבעית. מצד אחד, אני מגביל את הספאם ומסרב לפעול כמומחה לשירות לקוחות עבור עמיתי לעבודה. מצד שני, אני מתקשר מהי המומחיות שלי ובאיזו תנאים אני מוכן לעזור. זה עניין של זמן. אני יכול לבלות הרבה יותר זמן על חברי לקבוצה כשאני רואה שאני יכול לשפר באופן דרמטי את איכות עבודתם (עד 50% מזמני). אני גם להוט לייעץ לאנשים מחוץ לקבוצה שלי, אבל רק אם זה ייקח כמה דקות. אחרת זה הופך למשימה לוואי.

מדוע זה טוב לשיתוף פעולה?

אני המומחה היחיד ב- UX בחברה שלי, כך שהמומחיות שלי עשויה לשפוך אור חדש על כמה היבטים.

מצגות אסינכרוניות

זו תכונת הרוצח והכוכב המעודכן ברפרטואר שלי. לפני הסדר המשרד הביתי, אספתי כל בעל עניין בחדר והצגתי את מסגרות החוטים על גבי מסך גדול. למרות שזה היה מלחיץ אותי, הערכתי את היעילות שלה. המשוב הגיע מייד.

המצב הנוכחי מבטל את האפשרות לפגישה כזו, אך יש אלטרנטיבות מקוונות, למשל, שיחת טלפון. עם זאת, ישנם קשיים טכניים בכלים לפגישות מקוונות. כלים מסוימים מבוססים על דפדפן, וזה מספיק במקרים רבים, אך בעבודתי אינני יכול לסמוך על התצוגה באיכות נמוכה של מסגרות החוט. אחרים מכירים את רזולוציית המסך של הפרזנטור אך דורשים להתקין יישום באופן מקומי (לחלק מעובדי התאגידים אין הרשאות מנהל, אז זה לא גדול). מצאתי גישה אחרת - וידאו HD. אני מקליט את המסך (עם שמע) עליו אני מציג את מסגרות החוט, ואני מסביר פתרונות מסוימים ואת זרימת המשתמשים. סרטון וידאו נמשך בין 10 ל 20 דקות בממוצע, כך שהוא קצר בהרבה מפגישה רגילה. יתר על כן, כל משתתף יכול לצפות בו כאשר יש לו זמן או לו. המשוב מגיע כדואר אלקטרוני (דוא"ל רבים, למעשה).

מדוע זה טוב לשיתוף פעולה?

  • יותר אנשים יכולים להיות מעורבים (כל שנדרש זה לשלוח קישור לסרטון)
  • המשוב הוא יותר תובנה (בעלי העניין יכולים לחשוב עליו בשלום)
  • אין מתח עבורי (הקלטת מסך לעומת דיבור בציבור)

למרבה הצער, יש גם חיסרון. אני מקבל תגובות לאורך תקופה ארוכה. זה יכול לארוך עד שבוע, מה שעלול לשבש את זרימת העבודה אם ההסכמה נדרשת להמשיך.

סטנד-אפ אסינכרוני. בין 30 ל- 1 דקה ליום.

זה הטיפ המקצוען של חבר שלי. לא הייתה לי הזדמנות להשתמש בו, אבל אהבתי את הרעיון. במקום הסטנד-אפ הרגיל שיכול להימשך עד 30 דקות (סיפור אמיתי), צוות החבר שלי כותב תזכיר יומי תמציתי (מה עשיתי אתמול? מה אעשה היום? כמה משפטים לכל היותר) בצורה אסינכרונית על wiki. הצוות שלו יוצר מסמך אחד לכל סטנד-אפ.

מדוע זה טוב לשיתוף פעולה?

הוצא את חסרונותיו של סטנדאפ (יותר מדי בזבוז זמן) והשאיר את היתרונות (הצוות מעודכן).

כלים לשיתוף פעולה יעיל

קאפ להקלטת מסך ב- macOS

אני משתמש בקאפ לצורך הקלטת מצגות המסך. כלי זה הוא חזק וחופשי. למרבה הצער, זה זמין רק עבור מק. לאחר הפקת הקובץ, אני מעלה אותו לשירות הזרמת וידאו. אני משתמש ב- YouTube מכיוון שהוא מציע פונקציונליות קישור פרטית.

דואר אלקטרוני לתקשורת

אני בית ספר ישן. הדואר האלקטרוני נשאר כלי התקשורת מספר אחת בשבילי, מכיוון:

  • לכולם יש דואר אלקטרוני, כך שאין מכשול כניסה.
  • אתה יכול לכתוב הודעות ארוכות מאוד ולצרף קבצים נוספים.
  • יש לך היסטוריה מלאה (לפעמים אפילו לא מקוונת).
  • מסננים מתקדמים מעניקים לך שליטה מוחלטת על תיבת הדואר הנכנס שלך.

Wiki לתיעוד

אני מעריך וויקים כי הם מעצימים שיתוף פעולה בזמן אמת. יתר על כן, המסמכים המקוונים מעודכנים בניגוד למסמכי Word שנשמרים באופן מקומי. יש עשרות וויקים, אבל Paper Dropbox הוא האהוב עלי ביותר. יש לו ממשק נקי וכל התכונות שאני צריך. עם זאת, אם אתה רוצה ליהנות מגיליונות אלקטרוניים מקוונים, אני ממליץ על Google Drive. שניהם בחינם.

AirTable לתיעוד נוסף

AirTable אינו פיתרון לכאורה. הכלי מאפשר ליצור מאגרי מידע בצורת טבלאות ויחסים בין רשומות. אני מעדיף את זה בזמן שאני מבצע ניתוח עסקי. AirTable עולה על ביצועי Excel או אפילו גיליונות אלקטרוניים של גוגל בתרחיש זה.

Axure Cloud למסגרות רשת מקוונות

אני הולך עם Axure Cloud גם כשאני מעצב ב- Sketch (אני פשוט מייצא משטחי יצירה ב- PNG ואז מוסיף אינטראקציות). מסגרות החוט של יישומי רשת מרגישים אמיתיים יותר. אני מכבה את ההערות ב- Axure מכיוון שאני מעדיף לאסוף משוב באמצעות דואר אלקטרוני.

Zeplin (או Axure Cloud) למסירת מפתחים

אם אני מעצבת בסקיצה, אני הולכת עם צפלין. כשאני בוחר ב- Axure, אני נשאר עם Axure Cloud.

פנקס נייר לרשימות מטלות

ישנם כלים מקוונים מצוינים לרשימות מטלות. שמחתי עם טודואיסט (נהדר לרשימות פשוטות לעשות) וקליק אפ (נהדר לפרויקטים מורכבים). למרות שהערכתי את הכלים האלה, הייתי תחת הרושם שהם מאטים אותי. זה קרה מכיוון שלא יכולתי לחזות את המשימות שאעשה ביום מסוים. הייתי מתאר את התהליך היצירתי שלי כבלגן מסודר. במהלך יום, אולי אוכל לשנות את דעתי מאות פעמים, לכן עדכון רשימת מטלות יהיה זמן רב מדי. ובאופן רציני מישהו צריך לדעת, כי שיניתי את גודל הגופן הזה מ- 13px, ואז ל- 12px, ואז 14px? פנקס נייר עובד בשבילי הכי טוב.

כלים לשיתוף פעולה לא יעיל (אני שונא אותם)

כמה אפשרויות כאן יכולות להכות כהלם.

זום לפגישות מקוונות ושיתוף מסך

הרגשתי מעורפל באשר להכניס את זום לרשימה הזו. אני חושב שזה כלי רב עוצמה, ואני מעריך את הטכנולוגיה העומדת מאחוריו. תכונת שיתוף המסך עובדת ללא רבב. אם אתה נמצא לפגישות מקוונות, אני ממליץ על זום. הבעיה היא שאני כרגע נגדם כי לעתים קרובות מדי הם לא מניבים שום תוצאה. אני מקווה שאציב את הזום ברשימה הראשונה, בעתיד.

רפוי לצ'אט

אני רוצה להיפרד ממך, סלאק. זה לא אתה. זה אני. אני פשוט לא יכול לעקוף את הרעיון של העברת מסרים מיידיים בעבודה. צ'אטים טובים לשיחה עם חברים בפייסבוק. האירוניה היא שהשם עצמו אומר לך הכל. הרפיון מעניק טריקות לעבודה.

מילה למסמכים

שיתוף פעולה באמצעות סקירה> מעקב אחר שינויים הוא סיוט וצריך לאסור אותו. גרסאות שונות של מסמך מתרבות מכלל שליטה. מילה יקרה, תודה על שנות התשעים. עכשיו תמות.

טלפון, אתה יודע, לשיחה

אני שונא שיחות טלפון עסקיות משתי סיבות:

  • הם קוטעים את זמן העבודה העמוק שלי.
  • הם מכריחים אותי לקבל החלטה באופן מיידי. לעתים קרובות מדי מדי, התוצאה היא תת אופטימאלית (לפחות עבורי). לדוגמה, אני מקבל תאריך יעד לא מציאותי, ואני צריך לשים ללא שכר במשך שעות.

ג'ירה לכל דבר (אלא אם כן אתה מפתח)

אני זלזול בכלים למעקב אחר משימות והערכות זמן. אני מודע ליתרונותיהם בעולם התוכנה. מפתחים מפרקים משימות ענק לחלקים שמנמנים יותר והנושא המורכב הופך לפשוט יותר. לרוע המזל, אינני מצליח לחלק כל אתגר עיצובי שעומד בפני ולהכין רשימת ביקורת מטלה. זה מטעה, מכיוון שבתהליך העיצוב אני עשוי לשנות החלטות קודמות שוב ושוב. אני יודע שלקוחות זקוקים לכמה מועדים ואני מספק להם. עם זאת, אני מעריך עבור אבני הדרך, לא כל משימה. לדוגמה, אני יכול להגיד לך שאני מעצב את דף הנחיתה הזה בעוד שבוע. אבל אני לא רוצה לצלול לפרטים כמו, מה אעשה ביום הראשון שעה אחר שעה.

הראיתי את הסידור המושלם שלי. מה שלך?